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浅谈企业会计信息系统在ERP环境下建设的重要性
2014-02-27 12:40:57  作者:高海英  来源:互联网
  •   一、ERP概论   ERP的英文全称是Enterprise Resource Planning,中文全称是企业资源规划。ERP系统是一个建立在信息技术基础上的,以系统化的管理思想为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。ERP系 ...

  一、ERP概论

  ERP的英文全称是Enterprise Resource Planning,中文全称是企业资源规划。ERP系统是一个建立在信息技术基础上的,以系统化的管理思想为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。ERP系统既是一个先进的会计管理系统,也是一种实现企业资源最优化配置的管理理念。

  (一)ERP系统的发展历程

  现代企业资源管理系统的发展,起步于1957年美国生产与库存控制协会(American Production and Inventory Control Society,简称APICS)的成立与1960年前后Joseph Orlicky等人开发的第一套物料需求计划(Material Requirements Planning,简称MRP)软件的面世,这意味着ERP系统开始起步并越来越成熟和完善。纵观其近40年的发展历程,企业资源管理系统的发展过程可以简要地分为几个阶段(如图1所示)。

  (二)ERP系统的发展前景

  ERP系统是现在最流行的业务管理系统。体现了最先进的管理思想。实践证明,实施ERP是提高企业会计信息化乃至竞争力的有效手段之一。

  在ERP环境下,企业需要对现有的业务流程进行重新审视。对客户、企业自身与供应商组成的整个供应链的业务流程进行重新设计,优化流程中的各项活动,消除业务处理过程中的重复劳动,实现业务处理的合理化、标准化、规范化。ERP环境的这种特性,体现了财务会计、管理会计和成本管理思想的先进性,满足了信息使用者的多样化需求。同时,ERP系统的集成性,使财务会计信息的可靠性和相关性得到了大大加强,会计软件输入与输出的信息范围大大扩展。

  2006年,财政部推出的新会计准则对会计核算规则、信息披露规则等有了很大的变化,新准则中的变化对我国ERP软件系统提供商产生了一定程度的影响,提出了新的软件系统架构设计要求,将带动ERP管理理念下的会计信息管理系统的进一步发展。

  二、企业会计信息系统在ERP环境下建设的特点

  会计信息系统与一般系统一样,具有“输入一处理一输出”的结构,是一个面向企业价值的信息系统。企业会计信息系统在ERP的应用环境下,各个环节的可操作性逐步加强,会计信息系统的建设逐步完善。

  (一)在ERP环境下,会计信息的输入

  1.扩大了信息收集范围

  在ERP环境下,企业会计信息系统可以对企业所有业务活动的所有数据进行采集,包括财务信息和非财务信息。需要注意的是,在财务信息的输入过程中,除了需要详细输入业务活动的发生日期、业务内容、涉及科目及账户余额等内容外,还需将业务活动发生的地点、参与人等信息输入。业务处理系统对这些数据进行采集后,再通过数据共享系统和筛选系统进入会计信息系统,会计信息系统收到信息后,可以被财务管理人员用于经营活动的决策与管理,极大地扩大并满足了财务管理过程中对信息的需求,这都归功于ERP环境下扩大信息收集范围的功能。

  2.进一步提高了输入信息的质量

  在ERP环境下,企业会计信息系统采用了一种超前的管理方式。叫集成管理方式。这种方式侧重于对单位基础信息的管理。使得对基础信息的管理水平有所提高,从而可以极大地提高已输入系统内的信息的可利用质量。

  需要注意的是,在ERP环境中,各个部门可以做到一次采集完成信息。在完成业务的过程中,各个部门先将信息一次采集完成,然后,将采集到的信息存储在系统内的共享数据库中,从而提供给业务活动过程中的各个部门使用,使得系统内的信息一致、完整;同时,信息的采集与传递人为干预较少,体现了较高的自动化程度,较大提高了信息的正确性,这一点正是由ERP系统的集成性特点决定的。最重要的是,在ERP环境下对信息的采集过程具有时效性的特点,即系统内的信息可以被实时采集,并在系统内实现及时处理、及时存储和及时传输,这样,企业会计部门就可以通过直接从会计信息系统中采集、提取并分析数据,根据经济活动中会计事项的特点和定义等对业务活动的性质进行确认和计量,从而了解和掌握企业业务发生的具体情况。这使得企业会计信息系统具有较高的及时性。

  (二)在ERP环境下,会计信息的处理

  1.会计凭证自动化生成

  在ERP环境下会计信息的处理与传统会计信息的处理是不一样的。传统会计信息的处理中,会计凭证都是由会计人员填制,工作量很大,但在ERP环境下,会计凭证是由系统自动生成的。企业会计信息系统可以根据事先设计好的程序,在各部门完成各自业务并由相关业务人员将相应业务凭证填制完成后,将信息发送到会计信息系统,然后会计信息系统就会自动生成会计凭证,再由相关会计人员对生成的会计凭证进行审核。在审核会计凭证的过程中。如果需要修改凭证,就告知原业务部门的相关人员更正错误凭证或者重新做凭证,但是,收、付款项等其他相关业务的凭证则由会计人员填制。

  可见,在ERP环境下,企业发生的经济业务可以在非会计人员、会计人员、会计信息系统的协调下。自动生成会计凭证,保证了账务及时被处理,也保证了会计数据的一致。

  2.处理非标准业务的能力得到了加强

  在传统的会计信息处理过程中,如果实际生产过程中企业出现返工修理、报废、外协加工等非标准业务的情况,会计系统往往不能很好地处理这样的业务。在ERP系统下,会计信息系统可以提供若干解决方案,企业可以从中选择合理的方案,使得企业的实际情况与财务信息相吻合、相一致。

  3.会计信息系统的信息控制能力得到了提高

  在ERP环境下,会计信息系统的集成化系统,可以实现信息的迅速传播。在业务处理时,各个业务部门可以实时获取所需要的业务信息,并将信息传输到会计信息系统并生成会计信息。会计信息系统的这种处理业务的功能。可以实时控制、监测业务的发生状况,提高了会计信息系统的信息控制能力。

  4.对经营活动的财务决策能力得到了提高

  ERP环境下的会计信息系统可以采集到很多信息,包括企业内的业务信息和企业所处的市场、所面临的竞争对手及所合作企业的基本情况等信息,对企业的发展方向做出计划与预测。同时,系统可以通过这些计划与预测,对企业的经营活动进行分析并做出财务决策,从而为企业负责人解决很多问题。

  (三)在ERP环境下,会计信息的输出

  1.会计信息输出形式多样化

  在ERP环境下,已经输入或存在的会计信息或会计数据,要么不被处理.要么保持原始状态,这样,在输出所需信息的时候,通过根据条件对用户信息进行筛选可以实现任意的组合,从而准确地报告会计信息,提现了会计信息系统输出形式的多样化。

  2.会计信息输出内容多样化

  与一般的财务电算化系统不同,ERP环境下的会计信息系统采集了企业所有的经济业务活动信息。当系统输出信息时,除了可以输出会计信息,还可以输出其他经济业务信息和决策信息用于企业负责人作相关决策。

  三、在ERP环境下,企业会计信息系统建设的重要性

  企业会计信息系统既有信息技术,又具有先进的管理思想,这已成为现代企业的一种运行模式,并反映了单位通过合理调配资源最大化地创造财富的要求,是单位在当今的这个信息时代得以生存和发展的根本。ERP作为一种新型的管理模式与管理工具,对于企业会计信息系统的建设具有重要的意义。

  (一)ERP环境下,企业会计信息系统对成本管理有新的发展

  典型的ERP系统的成本管理系统是一个涉及产品成本核算、成本中心会计、订单和项目会计、获利能力分析、利润中心会计以及辅助管理决策的执行信息系统。这个系统可以实时反映企业的现金流量、经营成果和运营状况,为企业负责人进行管理和决策提供及时准确的信息。可见,通过这个系统既可以获取财务信息也可以获取非财务信息;在系统的设计及使用过程中,既需要注意系统输出信息的可靠性,也需要考虑系统输出信息的实时性。因此,在ERP环境下,企业会计信息系统中成本管理的建设具有重要的作用。

  (二)ERP环境下,企业会计信息系统建设可以对会计人员角色进行转变

  实施企业会计信息系统管理对会计人员的角色有很大的影响。其中,最明显的是,当企业应用了ERP环境下的会计信息系统后,相关人员在资料数据库中将数据资料输入,在交易完成后,会计信息会自动进入系统并入账,接着生成账套并生成报表。这样.传统会计系统下需要会计人员来完成的许多基础工作被替代,会计人员的工作量被大量减少,继而使工作的重点转移到其他对企业发展更有利的财务决策与管理等方面,为企业创造更多的企业价值。会计人员的角色在慢慢地转变,这种转变使得企业的会计资源、会计人员的配置更加合理、有效,使得企业的运行更加具有蓬勃力,企业的发展更加具有前途。

  (三)ERP环境下,企业会计信息系统的建设,对财务部门实现从“核算型向管理型”转变具有重要的作用

  任何一个企业的发展,都需要利用最小的成本来最大化地创造收入,这就对企业的各个部门及员工提出了必须为企业创造收入的要求。ERP环境下的企业会计信息系统运行后,会计部门的工作重点由“核算型”向“管理型”转变。这个转变逐渐体现出来。近两年,财务部经常组织人员进行培训,通过培训不断学习,提高会计人员的素质和工作能力。可见,ERP环境下企业会计信息系统的建设,对财务部门实现从“核算型向管理型”转变具有重要的作用。

  (四)ERP环境下,企业会计信息系统的建设,可以为经营管理提供多维度的盈利分析手段,并延伸成为绩效考评工具

  ERP系统的功能定位,是从特定维度、对特定分析对象进行盈利能力分析的工具,并借此实现管理会计的应用。它不仅提供客户、机构、条线、产品等不同分析维度的盈利能力分析报告,还可以将该系统延伸成为各个责任中心的绩效考评工具。

  (五)ERP环境下,企业会计信息系统对管理会计的作用

  ERP环境下,企业会计信息系统体现了先进的管理会计的思想。经营活动发生后,会计数据等信息便会实时进入会计信息系统,通过业务管理系统、会计核算系统贯穿于供、产、销等各个环节,动态反映企业的运营情况,成为集预测、计划、决策、控制、分析、考核于一体的一种管理模式,从而优化并有效配置企业的资源。

  ERP环境下,企业会计信息系统对管理会计的作用主要体现在强调事前计划、事中控制和事后反馈。

  首先,这些功能体现在整个信息系统中,既保证了资金流与物流的同步记录和信息数据的一致,也改善了资金与物流之间存在滞后现象的状况,有利于企业负责人做到事中控制并及时作出正确决策。其次,在信息系统的整个供应链的业务处理流程中,也体现了计划、处理、控制、决策等功能。传统的会计信息系统,是根据预测销售来拟定生产计划,属于整体预算,而ERP环境下会计信息系统,也属于整体预算,但是会更多地通过采用客户的订货单来拟定生产计划,减少了企业中积压、滞留的存货,从而降低了存货所占用的资金量。

  (六)ERP环境下,企业会计信息系统的会计报告模式有所改变,有较大弹性

  ERP环境下,企业会计信息系统中采集、存储了该企业生产链的所有信息,并且可以获取远程信息,这从根本上改变了传统的会计报告模式。

  首先,改变了会计报告的编制方法。传统会计报告的编制格式比较固定,内容比较单一。而ERP环境下的会计信息系统可以根据企业人员设置好的报表格式、计算公式,自动从规则存放经济活动数据的数据库中采集所需数据,满足报告的要求。这样的报告既及时、又准确,不仅在数据的采集上突破了时间、空间的限制,也使得编制出的报表高效、权威。其次,改变了会计报告披露的时间、内容和方式。传统的会计报告披露信息的时间和内容受传统报告的固定格式和有限信息的约束。而ERP环境下的会计信息系统可以实时生成所需要的各种会计报告,可以披露所需要的任何内容。

  (七)在ERP环境下,会计工作真正实现了由核算型向管理型的全面转化

  ERP环境下的会计信息系统,体现了先进的管理思想、控制思想和决策思想,集资金流、物流、信息流于一体系中。例如,在会计信息系统中销售与应收账款子系统中,用户企业可以为不同的客户设定赊销期、赊销限额以及可以享受的销售折扣。当产生新的客户订单后,系统会自动、快速检查出该客户的欠款状况,如有无欠款,欠款有无超过赊销期,欠款加上新的订单订货金额有无超过赊销限额,超过赊销限额等不满足条件的订单将被系统自动标记,待客户归还原有欠款金额后才能对新订单进行发货。总之,客户的订单需要经过系统的自动检查并经审核,审核通过后,系统才会开具销售单并通知仓库发货。货物发出后,一经系统确认了发货数据资料,存货系统便会自动生成转账凭证,同时,销售与应收账款子系统也会根据确认发货的销售单。系统预设的增值税率自动生成转账凭证。

  又如,在会计信息系统中的生产与成本管理系统中,大批多步骤的管理功能可以被提供。当原材料或半成品出库时,系统会自动按照事先设置好的标准成本核减存货并计入该订单的生产成本。当半成品或产品完工入库时,系统会自动按照事先设置好的标准成本扣减生产成本并增加存货,同时计算产品成本差异,供企业管理人员对经营活动进行分析与控制。

  可见,ERP环境下的会计信息系统不仅有完善的财务核算,高效的业务处理能力。而且对业务活动能够进行有效的管理与控制。

  综上所述,企业的成长中,在ERP环境下对企业的会计信息化进行有效建设,并保持财务状况的健康是一项永恒的课题,值得每一个人深思,同时要不断地学习、实践,再学习,在ERP环境下对企业会计信息化建设作出更多的贡献。


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